5 cauze pentru care registrul respinge sau amână dosare

Un dosar respins sau amânat costă timp pe care niciun cabinet nu îl are de rezervă: observații de remediat în termen, redepunere, un client care așteaptă un certificat. Șabloanele generice nu previn asta. Regulile care contează se învață din dosarele amânate și respinse, nu din formulare goale. Iată cinci cauze care revin, dincolo de cazurile complicate.

1. Un cuvânt care contrazice evidența registrului

Un dosar a fost amânat pentru un singur cuvânt: actul spunea „nedeterminată” acolo unde evidența registrului spunea „nelimitată”, la durata societății. Diferența pare stilistică. Pentru cine compară textul cu baza de date, însă, e o nepotrivire care oprește dosarul. Manual, verificarea înseamnă recitirea fiecărei formulări din act față de certificatul constatator, un pas ușor de sărit când dosarul are zeci de pagini. O verificare automată compară valoarea din document cu evidența registrului înainte de generare, nu după respingere.

2. Organul de decizie greșit

O decizie de asociat unic depusă la o societate cu doi asociați este respinsă aproape sigur: actul trebuia să fie o hotărâre a adunării generale, nu o decizie individuală. Greșeala apare mai des decât pare, mai ales când șablonul de pornire e reciclat de la o firmă cu altă structură. O verificare automată alege tipul corect de act din structura reală a firmei (numărul de asociați), nu dintr-un șablon generic, înainte ca documentul să fie generat.

3. Coduri CAEN Rev.2 rămase în actul constitutiv

După actualizarea la Rev.3, un cod Rev.2 rămas în actul constitutiv contrazice obiectul de activitate actualizat, chiar dacă restul dosarului e corect. Capcana: multe coduri au același număr în ambele revizii ale listei oficiale (nomenclatorul CAEN), așa că o comparare pe număr nu ajunge. Manual, fiecare cod din act se caută în tabelul de corespondență oficial, unul câte unul. În aplicație, codurile din certificat se trec în Rev.3 după tabelul de corespondență ONRC. Un cod care nu mai există în Rev.3 nu ajunge în act, iar unde tabelul dă mai multe coduri posibile, alegeți dumneavoastră.

4. Arhiva semnată, nu documentele

Regula oficială cere ca fiecare document să fie scanat și semnat separat, fișier cu fișier, nu o arhivă ZIP cu toate documentele, semnată o singură dată. Diferența pare tehnică, dar la depunere devine motiv de respingere: semnătura electronică trebuie să existe pe fiecare PDF în parte. Manual, e ușor de ratat, mai ales sub presiunea unui termen apropiat. Aplicația nu vede documentele după ce le semnați, așa că această verificare rămâne la dumneavoastră, înainte de trimitere: deschideți fiecare PDF și confirmați semnătura.

5. Dosar incomplet față de opis

Fiecare tip de operațiune are propriul opis (lista documentelor dosarului). Dacă lipsește unul singur dintre documentele cerute, registrul întoarce dosarul. Manual, opisul se verifică din memorie sau dintr-o listă tipărită, ușor de uitat pe masă chiar în ziua depunerii. În aplicație, lista actelor cerute vine din modificările alese, iar înainte de generare vedeți ce date mai lipsesc. Actele pe care nu le generează aplicația le verificați dumneavoastră față de opis.

De la respingeri la verificări permanente

Niciuna dintre aceste cinci cauze nu ține de un caz excepțional. Sunt nepotriviri mărunte, ușor de ratat manual, chiar și de un ochi experimentat. Motivele pentru care registrul amână sau respinge un dosar pot deveni verificări permanente, valabile pentru toate dosarele care urmează. Detalii despre aceste verificări, cu documentele oficiale folosite pe fiecare tip de operațiune, găsiți pe pagina Ce verificăm înainte să primiți dosarul.